Power BI道場データを自動更新して運用を効率化する

Power BIの運用ではデータの自動更新はレポートの作成以上に大切です。

例えばあなたがレポートを作って毎日5分手動で更新したとします。
年で換算すると17時間で2日分の作業です。

レポートを作成していくたびにその作業が増えていきます。
仕事をすればするほど価値の低い仕事が増えるのは皮肉なことです。

この記事ではデータの自動更新についてまとめています。
あなたの時間をより有意義なものに使える手助けになればうれしいです。

この記事は有料版のPower BI Proについて書いています。
(Webサイトやスマホやタブレットのデータ更新)

自動更新を考える前にデータの取得方法を整理する必要があります。

データの取り込み方法
1-1 インポート
1-2 Direct Query
ソースデータの場所
2-1 SharePoint
2-2 クラウド
2-3 社内ネットワーク
データセットの作成方法
3-1 データフロー(Webサイト)
3-2 データセット(Webサイト)
3-3 Power BI Desktop
自動化設定

上記のようにたくさん選択肢があります。
この記事では概要を書き具体的な設定方法はリンクの記事で説明します。

取込み方法。インポートとDirect Queryの違い
1. インポートでデータ取り込み
Direct Queryでデータ取り込み
ソースデータの場所
データセットの作成方法
自動化設定
まとめ

取込み方法。インポートとDirect Queryの違い

インポートとDirect Queryは何が違うのでしょうか？
データをPower BI内に一時的に保存しているかしていないかの違いです。

Direct Queryを使うと自動更新は必要ありません。
それはデータを直接参照しているからです。

次にインポートとDirect Queryの違いについて説明します。

インポートでデータ取り込み

インポートはPower BI内にデータを持ちます。
そのためレポートを開いた時に表示が早いです。

この早さが利用者にとっての最大のメリットです。

インポートの場合は自動更新設定を別途する必要があります。
Power BI Proではデータの自動更新に次の制限があります。

更新は1日8回までスケジュール可能
＊Premium契約時は1日48回可能
更新時間は30分単位で設定できる。
いつ実行するかは保証されていない

リアルタイムに近いデータが必要な場合はDirect Queryを使います。

Direct Queryでデータ取り込み

メリットとデメリット

データの読み込みに時間がかかる
リアルタイムのデータを表示できる
使える機能に一部制限がある
DAX関数など使える機能に一部制限があります

Direct Queryはデータの取得方法によって使えないときがあります。
大雑把にいうとデータベースには使えますがファイルやサービスには使えません。

Direct Queryが使える接続方法はMicrosoftのページから参照できます。
次の2点でも見分けることができます。

Direct Queryに「データ」アイコンがないのはPower BIにデータが保存されていないからです。

ソースデータの場所

Power BIからのデータアクセスには大きく3つあります。

SharePoint
SharePointにあるExcelやcsvのファイルを参照する
クラウドDB or サービス
クラウドにあるデータを参照する
社内ネットワーク内にあるデータを参照する

＊SharePointも”2.クラウドDB or サービス”の一つですが、一番簡単に使えるので別扱いにしました。

ExcelデータをSharePointを使って自動更新

ExcelやcsvをSharePointに保存してそのデータをPower BIで使う方法です。
システム部門以外の方でしたらこの方法が一番使いやすいと思います。

想定ユーザ
Excelのデータがメールで送信されてくる。
Excelでデータ取得後、手作業で保存したファイルを使っている。

設定方法
1. Power BIでSharePointのデータを使うように設定する
　「データの取得」の設定からSharePointフォルダーを選ぶと設定できます。
　詳細を確認したい方は「データセットを使う方法」を参照してください。

2. Power Automateを使ってメールのExcelを自動でSharePointに保存する。
　設定方法は「メール添付をSharePointに保存」の記事を参照してください。
　Power BIだけでなく普段の業務で役にたつ方法です。