BIとはBusiness Intelligenceの略です。
これを聞いても私もさっぱりわからないので、家計の例を用いて説明します。
日々の活動記録がシステムにたまっていきます。
その情報を見えるようにするというのがBIツールの目的です。
目的は大きく５つがあります。これについて、わかりやすく解説していきます。
| 定型フォーマットのレポートツール | 取引時に、何をいくらで売ったかなどを明らかにするための書類作成に使います。相手と自分で合意した内容を記録出力するツールです。 例：レシート、注文書、請求書 |
| 明細レポート | 正しく記録されているかや、登録時にミスがないか確認するために使用します。 また外部組織や上司に報告する数字を作るために明細帳票を集計してレポートを作ることもあります。 例：未払い請求書のアラート、売上報告 |
| KPI | Key Performance Indicatorの略です。 会社が活動していくうえで重要な指標の数字を出します。 |
| ダッシュボード | いろいろな指標やグラフをひとめで見れるようにしたものです。 |
| 分析ツール | データをいろいろな角度から見て分析する用のツールです。 売上分析ですと、年度推移や、顧客別、製品別など違った視点でデータを見れるようにした |
隣のBIさんはセブ島に旅行するって聞いたわ。収入は同じぐらいのはずなのに、何でそんなにお金があるのかしら？うちは毎月ぎりぎりで生活しているのに。
BIさんの日々の生活を見ていきましょう。
何かヒントがあるはずです。
スーパーで買い物をした方BIさんはレシートをもらって帰りました。
BIさんは金額が少し高く感じたので、レシートを見直してみました。すると肉100g単位の値段を１パックの値段と勘違いして買ってしまったことに気が付きました。
このレシートもBIツールで出す情報の一つと言えます。
１つ１つの取引をまとめた書類を作成するツールです。これにより内容を後からでも確認できます。
BIさんはレシートのおかげで値段を勘違いしていたことに気が付きました。今後間違えが少なくなり節約につながるでしょう。
BIさんは毎月末に、定型振り込みの金額を確認します。正しく振り込まれているかと、振込金額を確認するためです。
銀行の取引明細情報を見て、住宅、電気、ガス、スマホ費用等確認します。
動画サービスの定期引き落としがあるのに気が付きました。最近見ていないので解約することにしました。
銀行の取引明細情報は、取引一覧の情報を出すレポートツールです。レシートは１つ１つの取引を出しますが、この明細レポートは一覧で出すのが特徴です。
一括でデータが正しく登録されているか確認するのに明細レポートは便利です。
BIさんは明細帳票を確認したことで、無駄な契約を一つ解約することができました。
各銀行の明細をまとめて、今月の支出を支出項目別にまとめました。外食費が高くなっている事が気になりました。夫にその表を見せたら、夫も危機感をもってくれました。
報告用の数字は、明細レポートを元に作っていることが多いです。
・目的に応じて柔軟に変えられる
・システム上の理由で手修正が必要
などの理由からです。
BIさんは夫にレポートを報告したことで、家族で危機感を共通認識することができました。
BIさんは外食費について、自分の家と平均を比べました。
自分：3万円
平均：2万円
で1万円高いことがわかりました。
KPIは重要業績評価指標と呼ばれるものです。目的を達成するために、目安とする数字です。
考え方で２つに分けられます。１つはこのBIさんの例のように、他と比較できるKPIです。目標値や自分の立ち位置を知るために役に立ちます。
BIさんは平均と比べて支出が多いことがわかりました。おかげで、外食費を減らさないといけないという事を意識することができました。
BIさんは外食費を2万円にするために、外食は週に１回にすることにしました。
週に１回外食に行くという事もKPIです。外食費を月2万円という目標ですと、実生活ですとわかりにくいです。そのため行動しやすい形に変換したKPIを設定します。
今週１回外食したから、今週はもう外食しない。とBIさんは行動することができました。
BIさんは、役に立ったチェックやKPIの記録を毎月まとめることにしました。
・毎月の外食費の支出金額と推移グラフ
・定期振込先の一覧と金額の推移のグラフ
ですが、毎月手で作るのは大変です。
家計簿アプリを使う事で、自動で出せるようにしました。
また知りたい情報が一目で全部見れるようにしました。
ダッシュボードは自分が知りたいレポートを寄せ集めて、１枚のWebページで見れるようにしたものです。
知りたい時に即座に情報を知ることができます。
BIさんはダッシュボードにしたおかげで、月中でも支出の状況を知ることができるようになりました。
BIさんは外食費だけでなく、他の支出のデータも確認できるようにしました。データは家計簿アプリに入っているので、違うデータを見れるようにするはそれほど大変ではありませんでした。
電気代を見てみると夏が１万円増えているのがわかりました。被服費が夏は低かったので、今まで気が付いていませんでした。
省電力のエアコンを買う事にしました。
分析ツールは利用者が自分で、いろいろな角度からデータをみれるようにしたツールです。今までですと、１つのレポートを作るだけで、多くの工数がかかっていました。
支出カテゴリ別に月ごとに推移をみることによって、BIさんは夏の電気代が高いのに気が付くことができました。結果として省電力のエアコンを買って支出の削減をすることができました。
レポートツールの側面から
・定型フォーマットのレポートツール
・明細レポート
・KPI
・ダッシュボード
・分析ツール
を見てきました。
それぞれ目的が異なりますが、業務の改善に役立つことが分かったかと思います。
情報を集めて分析することがいかにたいせつか分かりましたでしょうか？自分で管理している家庭の支出でも目が行き届かないと思います。ましてや会社の情報を管理するのはとても困難です。
BIツールはそれを手助けしてくれる有益なツールです。